Khi làm việc với các chủ doanh nghiệp, Ái phát hiện ra rào cản lớn nhất để họ chưa xây dựng được hệ thống đó chính là nghĩ rằng những sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung và tâm trạng của đội ngũ nhân sự hiện tại. Tuy nhiên, qua quá trình triển khai từ các Tập Đoàn đến doanh nghiệp vừa và nhỏ, Ái muốn nhấn mạnh rằng việc xây dựng hệ thống quản lý nó phải bắt đầu từ mỗi cá nhân cho đến từng phòng ban. Chưa bao giờ Ái thấy một người làm hệ thống quản lý nào mà không phải đến “gõ cửa từng phòng, ghé thăm từng người”. Hệ thống quản lý trước mắt phải giúp từng thành viên trong tổ chức của anh chị làm việc hiệu suất. Như vậy nó mới đảm bảo được tính nhất quán, logic và có trật tự.
Nếu một đoàn tàu chỉ có đầu tàu hoạt động hiệu quả, còn lại những toa tàu thì mục rữa, con tàu này sớm muộn cũng sẽ gãy gánh giữa đường thôi. Chính vì vậy, tính hệ thống là để không ai bị bỏ lại phía sau. Những gì Ái chia sẻ tiếp theo đây, tin chắc rằng tất cả các bạn nhân viên sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc làm hệ thống. Bạn đã nhiều lần đòi công ty phải có mô tả công việc chi tiết? Bạn từng rất nhiều lần yêu cầu cuộc họp phải có biên bản rõ ràng? Bạn cũng từng ý kiến rằng báo cáo phải có những điểm này? Hay bạn chỉ ước công ty làm việc có quy trình một chút để không phải muốn thêm việc lúc nào là thêm? Tất cả những gì bạn mong muốn đó – làm việc khoa học, cùng một góc nhìn, giải quyết vấn đề dựa trên cơ sở dữ liệu…, để xem hệ thống quản lý có thể giải quyết được điều gì cho bạn? Làm sao bạn biết mình đang làm đúng việc? Một bạn content writer (chuyên viên sản xuất nội dung) phụ trách sản xuất nội dung cho kênh Fanpage. Sau khi viết xong nội dung thì chuyển cho thiết kế để làm hình ảnh.
Hôm nay đã tới ngày phải đăng bài nhưng chưa thấy hình đâu. Bạn quản lý dự án hỏi bạn content tại sao chưa có bài thì bạn content bảo là thiết kế chưa gửi hình. Quay sang hỏi bạn thiết kế tại sao chưa có hình thì bạn ấy bảo: “mới giao đây thì làm sao mà làm kịp, còn bao nhiêu task”. Bạn quản lý dự án quay ra hỏi content là khi đưa qua cho thiết kế có kiểm tra tiến độ hay không? Bạn content nói: “em chỉ có nhiệm vụ sản xuất bài thôi. Em đưa qua bạn thì bạn phải biết nhiệm vụ thiết kế đúng deadline chứ. Làm sao mà em có thời gian ngồi theo dõi tiến độ thiết kế được trong khi còn bao nhiêu bài để phải sản xuất”.
Câu chuyện này có quen không? Những chuyện bỏ lỡ nhiệm vụ, trễ deadline, mâu thuẫn nội bộ xảy ra liên tục ở tất cả bộ phận chứ không riêng gì phòng marketing. Sẽ có người nhìn vào câu chuyện trên mà đánh giá sự không chuyên nghiệp của bạn content writer vì sản xuất nội dung thì phải đảm bảo có đủ cả hình lẫn chữ đúng ngày đúng giờ chứ. Nhưng nếu vội vàng đánh giá như vậy thì khá bất công cho bạn ấy. Vì chúng ta chưa biết được quy trình làm việc của bộ phận này như thế nào và mô tả công việc của bạn content này ra sao nên không thể nói ai đúng, ai sai. Cùng một vị trí content writer nhưng ở mỗi công ty sẽ có quy trình làm việc khác nhau. Ví dụ có những công ty vì khối lượng nội dung sản xuất một tháng rất nhiều, content chỉ cần tập trung vào việc sản xuất nội dung thôi, còn tất cả công việc khác sẽ có team leader (trưởng nhóm) hoặc project manager (quản lý dự án) phụ trách để đảm bảo tiến độ.
Trong khi đó, ở một số công ty khác, người phụ trách sản xuất nội dung cho kênh nào thì phải đảm bảo cả ba đầu mục công việc: sản xuất nội dung, chốt bài viết, chốt thiết kế, cho đến khi bài viết được đăng lên thì mới hết quy trình sản xuất của một bài viết. Như vậy, để tránh tình trạng trên, chúng ta cần có một bản mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí: họ đảm nhận công việc gì, công việc đó cụ thể ra sao, nó yêu cầu kiến thức, kỹ năng, thái độ như thế nào? Họ cần báo cáo cho ai? Nội dung báo cáo là gì? Bạn đã có mô tả công việc cho vị trí của mình chưa? Và bạn có đang làm đúng mô tả công việc của mình chưa? Người quản lý phải nói được kỳ vọng của mình khi giao việc cho cấp dưới. Kết quả bạn muốn đạt được đằng sau công việc này là gì?
Huỳnh Thu Ái
CEO & Founder SICA
